Persondatapolitik for kunder og samarbejdspartnere i Royal Arctic Line A/S

Som følge af vores samarbejde behandler vi oplysninger om dig.
Denne persondatapolitik beskriver, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Retningslinjerne for vores behandling af personoplysninger findes i EU’s Databeskyttelsesforordning og den danske Databeskyttelseslov, som begge træder i kraft den 25. maj 2018.

1.   Dataansvarlig

Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger er:

Royal Arctic Line A/S
Aqqusinersuaq 52, 3900 Nuuk
CVR. nr.: 16545538
Mail: ral@ral.gl
Telefon: +299 34 91 00

2.   Formål – brug af personoplysninger

Vi anvender dine personoplysninger til følgende formål:
Vi behandler dine personoplysninger som led i kunderelation og/eller i kraft af vores samarbejde.

3.   Kategorier af personoplysninger

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

a) Almindelige personoplysninger: Det er primært almindelige oplysninger såsom navn, adresse, kontaktdata, CVR.nr., oplysninger om virksomhedens drift, produktionsforhold, ejerforhold, økonomi, kontonummer med videre, som vi behandler.

Almindelige oplysninger med højere beskyttelsesniveau i form af eksempelvis CPR-nummer kan også blive behandlet.

b) Følsomme personoplysninger: I visse tilfælde kan vi behandle personfølsomme oplysninger.

4.   Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger som beskrevet ovenfor baseret på følgende behandlingsgrundlag:

a) For at kunne opfylde vores kontrakt, samarbejdsaftale med videre.
b) For at kunne overholde gældende lovgivning.
c) Hvis det følger af en tilstrækkelig legitim interesse (interesseafvejning).
d) Hvis vi har fået samtykke til at behandle oplysningerne.

5.   Opbevaring af personoplysninger

De personoplysninger, vi indsamler i forbindelse med kunde- og/eller samarbejdsforholdet, vil blive opbevaret fysisk og elektronisk.

Dine oplysninger vil blive opbevaret sikkert og fortroligt. Det er alene personer med et sagligt behov, som har lovlig adgang til dine personoplysninger. 

Ved ophør af kunde- eller samarbejdsforholdet tager vi stilling til, i hvilket omfang dine oplysninger skal slettes. Som udgangspunkt vil dine personoplysninger blive opbevaret i 5 år efter kunde- eller samarbejdsforholdets ophør, og vil herefter blive slettet uden unødigt ophold ved årets udgang. Giver lovgivningen undtagelsesvis grundlag for en længere opbevaring kan dette finde sted.

6.   Informationssikkerhed

Royal Arctic Line A/S arbejder for at beskytte os, vore kunder og samarbejdspartnere mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer.

Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt:

• Antivirus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
• Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
• Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne.
• Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
• Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på Royal Arctic Line A/S vegne.
• Tavshedserklæringer med personale, der har behov for at behandle personoplysninger.
• Vejledning i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for personale med adgang til informationssystemer.
• Gennemførelse af risikovurdering og dokumentation af alle systemer der behandler personoplysninger for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen.

7.   Kilder

Vi indsamler personoplysninger fra følgende kilder:

• Direkte fra dig
• Offentlige myndigheder, for eksempel SKAT
• Tredjepart, for eksempel i fragtsammenhæng

8.   Videregivelse af personoplysninger

Vi kan videregive dine personoplysninger til tredjepart, som bistår os med at håndtere vores administration, for eksempel lønadministration, bogholderi, hosting af it-systemer med videre.

Ligeledes videregiver vi dine personoplysninger til relevante offentlige myndigheder i det omfang, vi er forpligtede hertil.

9.   Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder:

• Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
• Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
• Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.
• Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
• Du har til hver en tid retten til at klage til Datatilsynet (https://www.datatilsynet.dk/borger/klage-til-datatilsynet/)

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at rette henvendelse til INDSÆT NAVN på følgende e-mail INDSÆT E-MAIL .

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du for eksempel har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde, eller at din indsigelse bliver imødekommet. Dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Denne persondatapolitik er sidst opdateret: 7 maj 2018

Med venlig hilsen
Royal Arctic Line A/S