06.05.17 10:00

Meddelelse fra Royal Arctic Line A/S

 

Royal Arctic Line serviceforringelser i forbindelse med nyt bookingsystem i marts-april-maj – juni.

Royal Arctic Line A/S har i de sidste knap 2 år arbejdet målbevidst for at modernisere virksomheden for at gøre det lettere at handle med Grønland. En vigtig del af moderniseringen har været at udskifte ”GCS”, det bookingsystem rederiet indtil nu har benyttet sig af siden slutningen af 90’erne.

Royal Arctic Line har siden starten af april 2017 haft et kriseberedskab til at løse udfordringerne med det nye bookingsystem. I nedenstående redegøres der for en mere detaljeret status, herunder også hvorfor ændringen er nødvendig, hvorfor ændringen er nødvendig nu og hvornår vi regner med at se en mere normal dagligdag.

GCS var et system fra slutningen af 90’erne, bygget specifikt til Royal Arctic Line og med mange tilretninger hen over årene, som gjorde systemet meget effektivt til håndtering af gods til og fra Grønland. Lad os bare slå fast at GCS gjorde et godt stykke arbejde.

Beklageligvis var den teknologiske platform for systemet ikke længere holdbar. En stigende risiko for at Royal Arctic Line ikke længere kunne tilpasse systemet til forandringerne i vores hverdag medførte, at vi tidligt i 2016 besluttede at indføre et nyt system, baseret på en ekstern leverandør, med større muligheder for de tilpasninger alle systemer udsættes for ved påvirkninger udefra. Som en del af strategien blev systemet faktisk delt i 3 underliggende systemer: Et terminalsystem for Aalborg og Nuuk, et booking system og en mindre løsning til øvrige havne. Samtidig blev rederiets IT infrastruktur forberedt til at kunne håndtere kommunikationen mellem de nye systemer og vort bogføringssystem med bedre muligheder for at integrere rederiets dataoverførsler til kunderne i fremtiden.

Vort mål har været at udskifte GCS med det nye system LIMA i lavsæsonen for derved at minimere risici ved indkøringen af systemet. Oprindeligt ville vi have skiftet system allerede i december 2016 men måtte udskyde fordi integrationen mellem de forskellige systemer ikke forløb tilfredsstillende. Herefter blev udrulningen udskudt endnu engang fra januar til marts.

I februar 2017 besluttede vi at gennemføre udrulningen i marts da vi ellers måtte vente et år til næste lavsæson. Dette har medført en del udfordringer i booking, planlægningen af transporter, godshåndtering, godsudlevering, videreforsendelser, fakturering og lastning og losning af skibene. For at imødekomme udfordringerne oprettedes et kriseteam i Royal Arctic Line med deltagelse af ledelsen og medarbejdere fra de berørte afdelinger. Teamet har siden starten af april fulgt udviklingen i de fejl der opstår. Ud af 20 alvorlige fejl og uhensigtsmæssigheder er 11 rettede, 4 er blevet omgået ved en ændring af processer og der udestår 5 alvorlige fejl. Nye kommer til og andre bliver løst, men vi ser også generelt en forbedring af situationen.

I mellemtiden arbejder en gruppe af medarbejdere meget hårdt på at få dagligdagen til at virke nogenlunde normalt. Der er tale om et meget stort arbejdspres og en stor dedikation i dette arbejde som foregår på alle tidspunkter i døgnet.

En stor del af de fejl vi oplever er integrationen mellem de nye systemer samt i integration mellem systemerne og fakturering. Det er dette område vi har fokus på således at vi kan frigive ressourcer til den almindelige kundeservice og operation. Leverandørerne er tilkaldt og sat sammen med henblik på at få disse problemer løst så hurtigt som muligt.

Vi påregner at vor krisetilstand vil vare maj ud og måske indtil midten af juni inden vi kan erklære det nye system stabilt. Herefter vil den reelle forbedringsproces påbegynde.

Målet er fortsat at kunder såvel som medarbejdere vil begynde at mærke den positive effekt af systemændringen i form af bedre information, lettere procedurer, og en højere grad af fleksibilitet i godshåndteringen, herunder også i form af muligheder for at samarbejde med andre transportselskaber end Royal Arctic Line for for- og eftertransporter ud i verden. Vort nye system LIMA vil hjælpe os med implementere de nye transportløsninger vi arbejder på og giver os en mulighed for at justere vore forretningsgange, tarifstrukturer og logistikløsninger for vore kunder i et omfang der ikke ville være muligt med GCS.

Men dér er vi altså ikke endnu. Vi befinder os i en storm og båden er fuld af huller som vi lige nu arbejder på at lappe. At tale om at sejle tilbage er ikke muligt. Vi er taget ud på denne rejse fordi den er nødvendig, også selvom den er smertefuld.

Vi forstår til fulde de frustrationer der opleves og vi garanterer for at denne frustration er delt fra alle sider. Vore medarbejdere i Royal Arctic Line i Danmark såvel som i Grønland arbejder meget hårdt på at mindske effekten af situationen. Ledelsen er på alle niveauer aktive sammen med medarbejderne i arbejdet med at få løst krisen.

Kunne vi have gjort det bedre? Absolut. Det kan vi allerede nu konstatere. Vi kunne have erklæret krisen før, vi kunne have sat ekstra ressourcer ind før, vi kunne have forberedt vore kunder og toldmyndigheder meget bedre og vi kunne have sikret os et bedre træningsforløb for vore egne medarbejdere og forberedt os bedre mentalt på den mur af udfordringer vi har mødt. Og vi kunne have kommunikeret bedre.

Det fulde ansvar herfor hviler naturligvis på undertegnede. Men det forandrer ikke det faktum at vi skal videre, og det har jeg fuld tillid til at vi kommer.

Vi kan kun opfordre til at alle der har interesse i dette følger vore nyhedsbrev. Man kan abonnere på LIMA nyheder via vor website og i øvrigt kontakte vores kundeservice for specifikke spørgsmål. For de af vore kunder som har key account managers (KAM’er) er disse også til rådighed for opfølgning.

 

Med venlig hilsen

Royal Arctic Line A/S

Verner Hammeken

Administrerende Direktør